VACS – Holzmanagement-Software für den Holzeinkauf

VACS – Häufig gestellte Fragen

• Was ist VACS?

  VACS ist eine Software für die Waldbewirtschaftung und den Holzeinkauf, die die gesamte Holzlieferkette abdeckt – von Verträgen und Preisgestaltung bis hin zu Rechnungsstellung, Selbstabrechnung, Buchhaltung und Bestandsverwaltung. Sie wurde speziell für Unternehmen der Forstwirtschaft entwickelt, die Rundholz und Energieholz einkaufen, transportieren und abrechnen, und ersetzt die manuelle Datenerfassung sowie die komplexe Rechnungsstellung durch ein einziges System.

• Ist VACS ein ERP-System?

  VACS ist ein spezialisiertes ERP-System für die Forstwirtschaft, das speziell für die Holzlieferkette entwickelt wurde und nicht aus einer allgemeinen Unternehmenssoftware abgeleitet ist. Es deckt Standard-ERP-Funktionen wie Verträge, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Buchhaltung ab, bietet jedoch zusätzlich forstwirtschaftsspezifische Funktionen – wie die Selbstabrechnung durch Lieferanten und Unternehmer, zustandsabhängige Preisberechnungen und die Bestandsaufnahme des stehenden Waldbestands –, die herkömmliche ERP-Systeme nicht bereitstellen.

• Was deckt VACS in der Holzlieferkette ab?

  VACS deckt die gesamte Holzlieferkette ab, einschließlich Verträge, Preisberechnungen, Rechnungsstellung und Selbstfakturierung, Buchhaltung sowie Bestandsverwaltung. Das System verwaltet Stammdaten, Beteiligte und Verträge, verarbeitet manuelle Messungen und Transportbelege, überwacht den Bestand an stehendem Holz, die Produktion und die Bestände am Straßenrand und unterstützt die Arbeitsauftrags- und Lieferplanung.

• Unterstützt VACS die Rechnungsstellung und die Selbstabrechnung?

  Ja – VACS verwaltet sowohl die Rechnungsstellung als auch die Selbstabrechnung für Lieferanten, Unternehmer, Logistikunternehmen und Kunden. Die Dokumente können per Druck, E-Mail oder als elektronische Rechnung (EDI) versendet werden. Der Rechnungsinhalt lässt sich an die Anforderungen der verschiedenen Beteiligten anpassen, und dank rückwirkender Preisberechnungen können Nutzer Gutschriften ausstellen, wenn sich die Preise nach der Rechnungsstellung ändern.

• Mit welchen Systemen lässt sich VACS integrieren?

  VACS unterstützt bidirektionale Integrationen mit Systemen von Drittanbietern entlang der gesamten Geschäftskette, darunter den papiNet-Standard, ERP-Systeme für Buchhaltungs- und Kostendaten sowie Außendienst-Apps zur direkten Vertragserstellung vor Ort. Darüber hinaus lässt sich das System mit einem VAN-Betreiber für den externen Rechnungsversand verbinden, sodass Daten ohne manuelle Neueingabe zwischen den Plattformen fließen.

• Inwiefern unterscheidet sich VACS von einem herkömmlichen ERP-System?

  VACS wurde speziell für die Forstwirtschaft entwickelt und verfügt über Funktionen, die ein universelles ERP-System standardmäßig nicht bietet. Dazu gehören eine komplexe, zustandsabhängige Preisgestaltung mit Zulagen und Abgaben, die Selbstabrechnung für verschiedene Arten von Beteiligten, forstwirtschaftsspezifische Buchhaltungsregeln sowie die Bestandsverfolgung für stehendes Holz und Lagerbestände am Straßenrand – allesamt auf die tatsächlichen Abläufe in der Forstwirtschaft zugeschnitten.

• Wer nutzt VACS?

  VACS wird von Holzabnehmern und Holzhandelsunternehmen eingesetzt, die Rohstoffe vom Einkauf bis zur Abrechnung verwalten. Es eignet sich für Betriebe, die Rundholz und Energiesortimente handeln und Verträge, Preisgestaltung, Logistik und Zahlungen zwischen zahlreichen Lieferanten, Unternehmern und Kunden koordinieren müssen.